Wat uw IT-dienst en juristen willen weten

Contractgegevens, geüploade documenten en de nachtelijke back-ups worden bewaard in de EU-regio van Cloudflare. Documenten zijn enkel via de app toegankelijk, na aanmelding. De gegevens van elke klant blijven gescheiden van die van alle andere klanten.

Alles is versleuteld tijdens de overdracht (alleen HTTPS) en in opslag (AES-256 voor de database, documenten en back-ups), en wachtwoorden worden alleen als onomkeerbare hash bewaard.

Elke nacht wordt een back-up van de database gemaakt, waarnaar ook de documentopslag wordt gespiegeld. Het herstel vanuit een back-up is getest.

De AI-functies van de app (de beoordeling per clausule, de voorstellen voor formuleringen en het Ask-scherm) sturen de tekst die een taak nodig heeft naar de API van Anthropic, waarop de Claude-modellen draaien. Geen enkele andere AI-provider ontvangt uw gegevens.

Vraag ons vóór uw beoordeling de details van de verwerking en onze voorwaarden voor gegevensverwerking op. Schrijft uw beleid een andere AI-provider voor, dan kunnen we in de plaats met die provider werken.

Aanmelden in twee stappen, met een authenticator-app of met een code per e-mail, kan voor elke gebruiker verplicht worden. Een bedrijf kan zijn gebruikers ook laten aanmelden via zijn eigen identiteitsprovider, met single sign-on.

Elke gebruiker heeft een rol (Koper, Juridisch, Verkoop of Beheerder), en de server controleert die bij elk verzoek: een koper kan geen clausule aanvaarden die het draaiboek afwijst, en enkel wie de rol Juridisch heeft, kan een juridische goedkeuring vastleggen.

De gebruikers van een leverancier zien de clausules die u hun in een ronde stuurt, met uw voorgestelde formulering en uw toelichting, en hoe elke andere clausule van hun contract ervoor staat: geaccepteerd of nog in behandeling. Ze zien nooit uw risiconiveaus, uw draaiboek, uw sjabloon of uw interne opmerkingen. Dat geldt ook voor het Word-bestand en het Excel-werkblad die bij een ronde kunnen horen.

Elke beslissing over een clausule, elke opmerking, elke goedkeuring en elke juridische goedkeuring wordt vastgelegd, met wie en wanneer. Elke onderhandeling en elk contract heeft zijn eigen historiek.

Connectoren voor elektronisch ondertekenen via DocuSign, Adobe Acrobat Sign en Yousign, per klant geactiveerd met het eigen account van die klant bij de provider. Uitwisseling van Word- en Excel-bestanden met leveranciers. Export naar uw agenda van elke opzegdatum en heronderhandelingsperiode. Een koppeling met uw ERP, zodat leveranciers en contracten in beide systemen dezelfde blijven.